GZ.: Präs-028296/2013/0045
Verordnung des Stadtsenats der Landeshauptstadt Graz vom 04.07.2019 betreffend die Grazer Archivordnung 2019 - GAO 2019.
Gemäß Art 18 Abs 2 Bundes-Verfassungsgesetz, BGBl Nr. 1/1930 in der Fassung BGBl I Nr. 14/2019, § 16 Abs 2 und § 17 Steiermärkisches Archivgesetz (StAG), LGBl Nr. 59/2013 in der Fassung LGBl Nr. 63/2018, in Verbindung mit § 61 Abs 2 Statut der Landeshauptstadt Graz 1967, LGBl Nr. 130/1967 in der Fassung LGBl Nr. 45/2016, wird verordnet:
I. Abschnitt
Allgemeine Bestimmungen
§ 1 Geltungsbereich
(1) Diese Verordnung regelt
1. die Archivierung und Nutzung von Archivgut der Stadt Graz, dessen Erhaltung und Bewahrung im öffentlichen Interesse gelegen ist, sowie
2. die Zwischenarchivierung und Nutzung von Altregistraturgut der Stadt Graz.
(2) Die Zuständigkeiten des Bundes oder des Landes Steiermark werden durch diese Verordnung nicht berührt.
§ 2 Begriffsbestimmungen
(1) Im Sinne dieser Verordnung bedeuten:
1. beliehener Rechtsträger: die Stadtmuseum Graz GmbH mit Sitz in Graz, der die Archivierung von Archivgut, der zivilrechtliche Erwerb, die Übernahme und Archivierung sonstigen Archivgutes, die Beurteilung der Archivwürdigkeit von Unterlagen sowie die Wahrnehmung behördlicher Aufgaben im Sinne des Steiermärkischen Archivgesetzes und dieser Verordnung nach § 16 Abs 4 Steiermärkisches Archivgesetz durch Bescheid übertragen wurde;
2. Leiter/-in des beliehenen Rechtsträgers: die/der Geschäftsführer/-in der Stadtmuseum Graz GmbH, der/dem die Wahrnehmung der übertragenen Aufgaben für den beliehenen Rechtsträger aufgrund des nach § 16 Abs 4 Steiermärkisches Archivgesetz ergangenen Bescheides zukommt;
3. Stadtarchiv Graz: jene Organisationseinheit des beliehenen Rechtsträgers, in dem die Archivierung durch den beliehenen Rechtsträger erfolgt;
4. Leiter/-in des Stadtarchivs Graz: jene Person, welche dem Stadtarchiv Graz vorsteht;
5. Archivgut: archivwürdige Unterlagen, die vom beliehenen Rechtsträger rechtmäßig erworben oder von den folgenden Stellen übernommen wurden, bei denen die Unterlagen in Wahrnehmung ihrer Aufgaben angefallen sind oder von denen sie rechtmäßig erworben wurden:
a) Dienststellen und Behörden der Stadt Graz einschließlich der vorberatenden Gemeinderatsausschüsse, des Kontrollausschusses, der Verwaltungsausschüsse, der Eigenbetriebe, der Krankenfürsorgeanstalt, des Stadtrechnungshofes, der Bezirksräte und der einzelnen Mitglieder des Stadtsenates sowie deren Rechts- und Funktionsvorgänger,
b) Unternehmungen, an denen die Stadt Graz mit mindestens 50 % des Stamm-, Grund- oder Eigenkapitals beteiligt ist oder die die Stadt Graz durch andere finanzielle oder sonstige wirtschaftliche oder organisatorische Maßnahmen beherrscht,
c) Stiftungen und Fonds, sofern die Stadt Graz mindestens 50 % des Stiftungs- oder Fondsvermögens bereitgestellt hat,
d) Stiftungen, Fonds und Anstalten, die von Organen der Stadt Graz oder von Personen verwaltet werden, die hiezu von Organen der Stadt Graz bestellt sind,
e) physische Personen, Personengesellschaften des Handelsrechts und juristische Personen des privaten und des öffentlichen Rechts, die Vermögen der Stadt Graz treuhändisch verwalten;
6. Altregistraturgut: Bezüglich der Archivwürdigkeit unbeurteilte Unterlagen, die zur Erfüllung der laufenden Aufgaben voraussichtlich nicht mehr benötigt werden und
a) dem beliehenen Rechtsträger zur Übernahme angeboten oder
b) von den in § 2 Abs 1 Z 5 lit a genannten Stellen nur zur Verwahrung abgegeben werden.
(2) Den Bestimmungen dieser Verordnung liegen überdies die Begriffsdefinitionen des § 2 Z 4 bis 11 Steiermärkisches Archivgesetz zugrunde.
§ 3 Aufgaben
(1) Der beliehene Rechtsträger hat die Archivwürdigkeit der ihm zur Übernahme angebotenen oder von ihm rechtmäßig erworbenen Unterlagen zu beurteilen (§ 6).
(2) Der beliehene Rechtsträger hat die archivwürdigen Unterlagen (Abs 1) unabhängig von der Form des Datenträgers - wie Urkunden, Handschriften, Akten und sonstige Schriftstücke, Dateien, Druckwerke, Karteien, Pläne, Plakate, Siegel, Bild- und Tondokumente - sowie Findmittel nach den Bestimmungen dieser Verordnung zu übernehmen, zu ordnen, dauerhaft zu verwahren oder zu speichern, zu erhalten, zu restaurieren, zu erschließen, nutzbar zu machen und bereit zu stellen.
(3) Der beliehene Rechtsträger hat die in § 2 Abs 1 Z 5 lit a genannten Stellen bei der Administration ihrer Schriftgutverwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen zu beraten.
(4) Dem beliehene Rechtsträger obliegt die Zwischenarchivierung (§ 26) von Altregistraturgut.
(5) Der beliehene Rechtsträger hat wissenschaftlich tätig zu sein und Forschungen auf dem Gebiet der Grazer Stadtgeschichte zu unterstützen. Dies umfasst auch
1. die Unterstützung von Benutzer/-innen bei Recherchen und Forschungen im Archivgut nach Maßgabe personeller Ressourcen,
2. die Mitwirkung an bzw Durchführung von archivfachlichen und historischen Forschungsvorhaben, Ausstellungen und Veranstaltungen,
3. die Führung der wissenschaftlichen Archivbibliothek und der Amtsbibliothek.
(6) Dem beliehenen Rechtsträger obliegt im Rahmen der ihm übertragenen Befugnisse und Aufgaben die Wahrnehmung des Archivalienschutzes (§ 8).
(7) Die/Der Leiter/-in des beliehenen Rechtsträgers ist über begründetes Verlangen zur amtlichen Beglaubigung von Reproduktionen berechtigt.
(8) Der beliehene Rechtsträger hat seine Aufgaben nach dem aktuellen Stand der Wissenschaften und des Archivwesens zu besorgen. Er hat die ihm übertragenen Befugnisse und Aufgaben der Archivierung und Nutzung von Archivgut sowie die Aufgaben betreffend das Altregistraturgut im Stadtarchiv Graz wahrzunehmen.
§ 4 Qualifikation
Die/Der Leiter/-in des Stadtarchivs Graz muss das Studium der Geschichte und eine archivische Aus- oder Weiterbildung absolviert haben.
2. Abschnitt
Archivierung
§ 5 Verfahren der Archivierung
(1) Die in § 2 Abs 1 Z 5 lit a genannten Stellen haben sämtliche Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer laufenden Aufgaben voraussichtlich nicht mehr benötigen, dem beliehenen Rechtsträger nach Maßgabe der Organisationsvorschriften der Stadt Graz (insbesondere hinsichtlich der Art und Form der anzubietenden Unterlagen sowie der Fristen für die Anbietung) zur Übernahme anzubieten. Die nach Maßgabe der Organisationsvorschriften der Stadt Graz anzubietenden Unterlagen sind jedoch spätestens mit dem Ablauf von 30 Jahren, im Falle digitaler Unterlagen spätestens mit dem Ablauf von 10 Jahren, zur Übernahme anzubieten. Sind die Unterlagen aktenmäßig zusammengefasst, ist der Einlegevermerk für die Berechnung der Frist maßgeblich. Fehlt ein solcher oder liegt eine aktenmäßige Zusammenfassung nicht vor, ist das Datum des jüngsten Schriftstückes für die Berechnung der Frist maßgeblich.
(2) Endet die Funktion als Bürgermeister/-in, Mitglied des Stadtsenats oder Leiter/-in des Stadtrechnungshofes, sind die bei ihnen angefallenen archivwürdigen Unterlagen dem beliehenen Rechtsträger sogleich anzubieten, soweit die Organisationsvorschriften der Stadt Graz nicht anderes vorsehen.
(3) Die in § 2 Abs 1 Z 5 lit b bis e genannten Stellen haben Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer laufenden Aufgaben voraussichtlich nicht mehr benötigen, dann zur Übernahme anzubieten, wenn für sie geltende Organisationsvorschriften der Stadt Graz, die jeweiligen Organisationsstatuten oder andere Vorschriften eine Anbietungspflicht vorsehen. Art und Form der anzubietenden Unterlagen sowie die Fristen zur Anbietung richten sich nach den genannten Vorschriften.
§ 6 Beurteilung der Archivwürdigkeit von Unterlagen und Übernahme
(1) Der beliehene Rechtsträger entscheidet über die Archivwürdigkeit der zur Übernahme angebotenen Unterlagen nach Anhörung der anbietenden Stelle.
(2) Bestehen zwischen der anbietenden Stelle und dem beliehenen Rechtsträger unterschiedliche Auffassungen hinsichtlich der Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen, ist auf Antrag der anbietenden Stelle ein Feststellungsbescheid zu erlassen.
(3) Bei Vorliegen der Archivwürdigkeit werden die Unterlagen vom beliehenen Rechtsträger übernommen. Die Übernahme ist zu bestätigen.
(4) Unterlagen, die vom beliehenen Rechtsträger als nicht archivwürdig qualifiziert werden, sind von der anbietenden Stelle nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen sowie der Organisationsvorschriften der Stadt Graz zu skartieren. Über Skartierungen sind von der anbietenden Stelle Aufzeichnungen zu führen, die auf Dauer evident zu halten sind.
(5) Die Übernahme von Archivgut der in § 2 Abs 1 Z 5 lit b bis e genannten Stellen, die der Anbietungspflicht unterliegen (§ 5 Abs 3), erfolgt nach Maßgabe vorhandener Ressourcen.
§ 7 Übernahme sonstiger archivwürdiger Unterlagen
(1) Der beliehene Rechtsträger ist berechtigt, archivwürdige Unterlagen von sonstigen juristischen oder natürlichen Personen des privaten oder öffentlichen Rechts zu übernehmen.
(2) Die Ausgestaltung der Übernahme samt der Vorgehensweise betreffend die Auswahl, die Art der Übernahme, die Archivierung und die Nutzung der Unterlagen erfolgt nach Maßgabe der finanziellen, räumlichen und personellen Ressourcen im Rahmen einer Vereinbarung mit der anbietenden Stelle. Im Rahmen dieser Vereinbarung ist nach Möglichkeit sicherzustellen, dass die übernommenen Unterlagen der Öffentlichkeit nach Maßgabe der Bestimmungen dieser Verordnung zur Nutzung zur Verfügung stehen. Die Bestimmungen dieser Verordnung betreffend die Nutzung von Archivgut gelten subsidiär.
§ 8 Verwahrung, Sicherung und Erschließung von Archivgut
(1) Archivgut ist durch geeignete organisatorische, konservatorische und technische Maßnahmen auf Dauer sicher und fachgerecht zu verwahren und vor unbefugter Nutzung oder Veränderung, Beschädigung oder Vernichtung zu schützen. Digitales Archivgut ist in einer organisatorisch und technisch geeigneten Weise zu speichern, die eine dauerhafte Nutzung (Lesbarkeit) und Auffindbarkeit sicherstellt.
(2) Archivgut ist durch geeignete Hilfsmittel zu erschließen, um die Nutzung ohne unverhältnismäßigen Aufwand zu ermöglichen.
(3) Archivgut, dessen Schutzfrist noch nicht abgelaufen ist, unterliegt der Archivsperre. Dessen Erschließungsinformationen unterliegen der Geheimhaltung.
(4) Der beliehene Rechtsträger ist berechtigt, soweit dies unter rechtlichen und archivischen Gesichtspunkten zulässig bzw vertretbar ist, mit Zustimmung der anbietenden Stelle oder deren Rechts- oder Funktionsnachfolger die im Archivgut enthaltenen Informationen in anderer, zweckmäßiger Form (zB in digitaler Form) zu archivieren. Die Originalunterlagen sind gegebenenfalls zu vernichten, soweit deren weitere Aufbewahrung entbehrlich und die Vernichtung nicht unzulässig ist. Über die Vernichtung sind Aufzeichnungen zu führen, die auf Dauer evident zu halten sind.
(5) Der beliehene Rechtsträger kann Verzeichnungsinformationen des Stadtarchivs Graz und Digitalisate von Einzelstücken von Archivgut, das einer Schutzfrist nicht mehr unterliegt, insbesondere unter Beachtung von urheber- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen im „Grazer Archiv Informations Systems (GAIS)" elektronisch nutzbar machen.
§ 9 Unveräußerlichkeit
Archivgut ist grundsätzlich unveräußerlich. Im Ausnahmefall kann im Eigentum des beliehenen Rechtsträgers stehendes Archivgut mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Graz von diesem bzw kann im Eigentum der Stadt Graz stehendes Archivgut von dieser dann an Dritte übereignet werden, wenn dessen Verwahrung nicht im Interesse der Stadt Graz liegt, keine schutzwürdigen Interessen Dritter berührt werden und keine gesetzlichen Verbote dagegen stehen.
§ 10 Recht auf Auskunft
(1) Soweit personenbezogene Daten nicht ohnehin einem gesetzlichen Auskunftsrecht unterliegen, ist einer Person auf Antrag Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten im Archivgut zu erteilen, soweit
1. das Archivgut erschlossen ist,
2. die betroffene Person Angaben macht, die das Auffinden der personenbezogenen Daten ermöglichen, und
3. der für die Erteilung der Auskunft erforderliche Aufwand in vertretbarem Verhältnis zu dem geltend gemachten Informationsinteresse steht.
(2) Die Auskunft ist nicht zu erteilen, soweit überwiegende berechtigte Interessen Dritter oder überwiegende öffentliche Interessen der Auskunftserteilung entgegenstehen. Überwiegende öffentliche Interessen können sich hierbei aus der Notwendigkeit
1. des Schutzes der verfassungsmäßigen Einrichtungen der Republik Österreich, des Bundes, des Landes oder der Stadt Graz,
2. der Sicherung der Einsatzbereitschaft des Bundesheeres,
3. der Sicherstellung der Interessen der umfassenden Landesverteidigung,
4. des Schutzes wichtiger außenpolitischer, wirtschaftlicher oder finanzieller Interessen der Republik Österreich oder der Europäischen Union oder
5. der Vorbeugung, Verhinderung oder Verfolgung von Straftaten ergeben.
Die Beurteilung erfolgt im Einvernehmen mit der anbietenden Stelle.
(3) An Stelle der Auskunftserteilung kann Einsicht in das Archivgut gewährt werden, soweit dies der Erhaltungszustand des Archivgutes erlaubt.
(4) Über die Verweigerung der Auskunft ist auf Antrag bescheidmäßig zu entscheiden.
§ 11 Recht auf Gegendarstellung
(1) Macht eine Person glaubhaft, dass das aus amtlicher Quelle stammende Archivgut eine falsche Tatsachenbehauptung enthält, die sie erheblich in ihren Rechten beeinträchtigt, kann sie auf Antrag die Beifügung einer Gegendarstellung verlangen. Dies gilt nicht für Unterlagen aus gerichtlichen oder verwaltungsbehördlichen Verfahren. Die von der betreffenden Person verfasste Gegendarstellung hat sich auf die Tatsachenbehauptung zu beschränken und die entsprechenden Beweismittel zu enthalten, auf die die Unrichtigkeit der Tatsachenbehauptung gestützt wird. Für die Entscheidung über den Antrag ist das Einvernehmen mit der anbietenden Stelle herzustellen.
(2) Über die Versagung der Beifügung einer Gegendarstellung ist auf Antrag bescheidmäßig zu entscheiden.
3. Abschnitt
Zugang und Nutzung des Archivgutes
§ 12 Schutzfristen
(1) Archivgut unterliegt einer Schutzfrist von 30 Jahren, binnen derer eine Benutzung durch Dritte für nichtamtliche Zwecke ausgeschlossen ist, soweit nicht gesetzlich (zB § 17 Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz 1991 sowie Auskunftsrechte) anderes bestimmt ist oder das Archivgut bereits im Zeitpunkt seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder vor seiner Übergabe bereits öffentlich zugänglich war.
(2) Der Lauf der Schutzfrist beginnt mit dem Datum der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen. Sind die Unterlagen aktenmäßig zusammengefasst, ist der Einlegevermerk für die Berechnung der Frist maßgeblich. Fehlt ein solcher oder liegt eine aktenmäßige Zusammenfassung nicht vor, ist das Datum des jüngsten Schriftstückes für die Berechnung der Frist maßgeblich.
(3) Archivgut, das personenbezogene Daten enthält, darf unbeschadet der Schutzfrist nach Abs 1 nur gemäß den geltenden personen- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen benutzt werden.
(4) Archivgut, das besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art 9 Datenschutz-Grundverordnung oder personenbezogene Daten für Zwecke der Sicherheitspolizei einschließlich des polizeilichen Staatsschutzes, des militärischen Eigenschutzes, der Aufklärung und Verfolgung von Straftaten, der Strafvollstreckung und des Maßnahmenvollzugs enthält, unterliegt einer verlängerten Schutzfrist, die mit dem Tod der betroffenen Person endet, es sei denn, die Person hat in die Einsichtnahme schon zu Lebzeiten eingewilligt. Ist der Todestag nicht oder nur mit großem Aufwand feststellbar, endet die Schutzfrist 110 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person.
§ 13 Nutzung
(1) Die Nutzung von Archivgut kann nach Maßgabe der Bestimmungen dieser Verordnung in Form der Einsicht, der Reproduktion und der Entlehnung erfolgen.
(2) Nach Ablauf der Schutzfrist steht das Archivgut der Öffentlichkeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen sowie der Bestimmungen dieser Verordnung zur Verfügung.
(3) Die Nutzung von Archivgut für amtliche Zwecke und die Nutzung durch die anbietende Stelle sowie deren Rechts- bzw Funktionsnachfolger ist auch innerhalb der Schutzfrist zulässig. Das Steiermärkische Landesarchiv ist bei rein wissenschaftlicher Nutzung des Archivgutes den städtischen Dienststellen gleichzuhalten.
(4) Vor Ablauf der Schutzfrist kann die Nutzung von Archivgut für wissenschaftliche Zwecke und aus besonders berücksichtigungswürdigen Gründen einer Person auf Antrag (§ 18) genehmigt (§ 19 Abs 6) werden, wenn keine gesetzlichen Bestimmungen und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der Stadt Graz, des Landes Steiermark, des Bundes oder Privater entgegenstehen.
§ 14 Nutzungsbeschränkungen
(1) Die Nutzung (§ 13 Abs 1) des Archivgutes ist zu versagen:
1. vor Ablauf der Schutzfrist, sofern nicht die Voraussetzungen des § 13 Abs 3 oder 4 gegeben sind,
2. wegen entgegenstehender gesetzlicher Bestimmungen, schutzwürdiger Interessen der Stadt Graz, des Landes Steiermark, des Bundes oder Dritter oder privatrechtlicher Vereinbarungen betreffend übernommenes Archivgut,
3. wegen Gefährdung des Archivgutes in konservatorischer Hinsicht,
4. wegen Verursachung eines unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwandes oder Erschwerung der Aufgaben des beliehenen Rechtsträgers in einem unvertretbaren Maß.
(2) Die Nutzung in Form der Einsicht in Archivalien kann überdies versagt werden, wenn der Benutzungszweck anderweitig - insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder durch die Nutzung in Form der Reproduktion - erreicht werden kann.
(3) Die Nutzung in Form der Entlehnung von Archivalien kann überdies versagt werden, wenn es solche von besonderer geschichtlicher, rechtlicher, künstlerischer oder sonstiger kultureller Bedeutung sind und der Benutzungszweck anderweitig - insbesondere durch die Nutzung in Form der Reproduktion - erreicht werden kann.
(4) Die Nutzung des Archivgutes kann zudem versagt werden, wenn die/der Benutzer/-in wiederholt oder schwerwiegend gegen Bestimmungen dieser Verordnung verstoßen hat.
§ 15 Einsicht
(1) Die Nutzung von Archivgut in Form der Einsicht hat in den dafür bestimmten Räumen unter Aufsicht von Bediensteten des beliehenen Rechtsträgers innerhalb der festgelegten Öffnungszeiten bzw - soweit dies im Einzelfall möglich ist - durch Nutzung des „Grazer Archiv Informations Systems (GAIS)" zu erfolgen. Die Öffnungszeiten sind von dem/der Leiter/-in des beliehenen Rechtsträgers namens des beliehenen Rechtsträgers festzulegen und durch Anschlag im Eingangsbereich des Stadtarchivs Graz sowie unter der Internetadresse www.grazmuseum.at kundzumachen.
(2) Jede/-r Benutzer/-in darf nur in jene Archivalien Einsicht nehmen, die auf Grund der erteilten Genehmigung für sie/ihn zur Benutzung bereitgestellt worden sind.
(3) Die Archivalien dürfen aus den für die Benutzung bestimmten Arbeitsräumen nicht entfernt werden.
§ 16 Reproduktion
(1) Die Nutzung von Archivgut in Form der Herstellung von Reproduktionen (bspw Fotokopien, Fotografien und Digitalisate) für Benutzer/-innen darf nur durch Bedienstete des beliehenen Rechtsträgers oder durch Benutzer/-innen unter Betreuung und Aufsicht von Bediensteten des beliehenen Rechtsträgers erfolgen.
(2) Ist die Reproduktion mangels erforderlicher technischer Ausstattung des beliehenen Rechtsträgers nicht möglich, dürfen Reproduktionen mit Zustimmung und unter den Bedingungen des beliehenen Rechtsträgers auf Kosten der/des Benutzer/s/-in auch durch geeignete externe Dienstleister hergestellt werden.
§ 17 Entlehnung
(1) Die Nutzung von Archivgut in Form der Entlehnung ist durch von der/dem Benutzer/-in zu unterfertigende Entlehnscheine oder mittels elektronischer Entlehnscheine zu erfassen.
(2) Die Entlehnfrist beträgt einen Monat; sie kann in begründeten Fällen verlängert werden.
(3) Entlehnungen dürfen grundsätzlich nur an die anbietende Stelle und zu amtlichen Zwecken an Behörden, Gerichte und andere öffentlich-rechtliche Institutionen aufgrund eines begründeten Ansuchens (§ 18) erfolgen. In anderen Fällen dürfen Entlehnungen nur aus besonders berücksichtigungswürdigen Gründen erfolgen. Entlehnungen zu Forschungs- oder Ausstellungszwecken sind überdies nur zulässig, wenn eine entsprechende konservatorische Betreuung und eine ordnungs- und sachgemäße Aufbewahrung durch die/den Benutz/-in sichergestellt und im Benutzungsansuchen glaubhaft gemacht wird und die/der die Benutzer/-in sich zur Übernahme der Versicherungsprämien und sonstigen Kosten hinsichtlich eines für die Dauer der Entlehnung abzuschließenden Versicherungsvertrages verpflichtet.
§ 18 Benutzungsansuchen
(1) Die Benutzer/-innen haben vor der Nutzung von Archivgut (§ 13 Abs 1) ein schriftliches Benutzungsansuchen an den beliehenen Rechtsträger zu stellen.
(2) Das Benutzungsansuchen hat jedenfalls anzuführen
a) Familienname, Vorname (bzw Organisation), Anschrift sowie Telefonnummer und/oder Email-Adresse der/des Benutzungswerber/-in/-s,
b) die Bezeichnung der Archivale(n),
c) die Form der Nutzung (§ 13 Abs 1),
d) das gewünschte Nutzungsdatum,
e) das Nutzungsvorhaben (Thema) und den Nutzungszweck (privat, wissenschaftlich, amtlich),
f) gegebenenfalls Familienname, Vorname, Anschrift sowie Telefonnummer und/oder Email-Adresse der/des bevollmächtigten Vertreter/-in/-innen/-s, welche/-r die Nutzung im Auftrag und im Namen der/des Benutzungswerber/-in/-s tatsächlich vornehmen soll/-en;
in den Fällen der §§ 13 Abs 4 und 17 Abs 3 überdies
g) eine Begründung
und im Fall des § 17 Abs 3 3. Satz überdies
h) Angaben zur Betreuung und Aufbewahrung sowie
i) die Erklärung zur Übernahme der Versicherungsprämien und sonstigen Kosten.
(3) Eine Änderung oder der Entfall des Nutzungszwecks nach erteilter Benutzungsgenehmigung (§ 19) ist dem beliehenen Rechtsträger umgehend mitzuteilen und bewirkt den Entfall der Genehmigung.
(4) Dem Benutzungsansuchen ist eine Erklärung anzuschließen, in der sich der/die Benutzungswerber/-in verpflichtet,
a) Abschriften, Reproduktionen und Auswertungen von benutzten Archivalien sicher und vor Zugriffen Unbefugter geschützt aufzubewahren, personenbezogene Daten, soweit an deren Geheimhaltung ein berechtigtes Interesse besteht, zu anonymisieren und nur solche Informationen zu verwerten, die für den im Benutzungsansuchen angegebenen Benutzungszweck und das angegebene Benutzungsthema einschlägig sind;
b) durch die Benutzung von Archivalien berührte Urheber- oder Persönlichkeitsrechte betroffener Personen oder Dritter sowie Datenschutzrechte zu wahren und im Falle der Verletzung dieser Rechte den beliehenen Rechtsträger und die Stadt Graz hinsichtlich allfälliger Ersatzansprüche schad- und klaglos zu halten;
c) dem beliehenen Rechtsträger von jeder Veröffentlichung in schriftlicher oder sonstiger audiovisueller Form, für die Archivalien benutzt worden sind, umgehend, unaufgefordert und kostenlos ein Belegexemplar zur Verfügung zu stellen; dies gilt auch für universitäre Abschlussarbeiten;
d) dem beliehenen Rechtsträger im Fall von elektronischen Publikationen, für die Archivalien benutzt worden sind, umgehend und unaufgefordert den/die Web- oder Permalink/-s bekannt zu geben.
(5) Im Fall der Nutzung von Archivgut zu amtlichen Zwecken durch in § 2 Abs 1 Z 5 lit a genannte Stellen, andere Behörden, Gerichte oder öffentlich-rechtliche Institutionen ist eine Erklärung nach Abs 4 nicht erforderlich.
(6) Die Einsicht in Archivgut, das einer Schutzfrist nicht mehr unterliegt, durch Nutzung des „Grazer Archiv Informations Systems (GAIS)" bedarf keines Benutzungsansuchens (Abs 1) und keiner Erklärung (Abs 4).
§ 19 Benutzungsgenehmigung und Versagung der Nutzung
(1) Der beliehene Rechtsträger hat die Benutzungsgenehmigung aufgrund eines vollständigen Benutzungsansuchens (§ 18) zu erteilen und diese Genehmigung, außer im Fall des § 13 Abs 4, durch einen Vermerk auf dem Benutzungsansuchen zu bestätigen, wenn die Benutzung zulässig und nicht nach § 14 zu versagen ist.
(2) Liegen die Voraussetzungen für eine Benutzung von Archivalien nach Abs 1 nicht vor, hat der beliehene Rechtsträger der/dem Benutzungswerber/-in die Versagung der Nutzung mitzuteilen. Diese Mitteilung hat die maßgeblichen Gründe der Versagung zu enthalten.
(3) Liegen die Voraussetzungen für eine Benutzung von Archivalien nach Abs 1 nur hinsichtlich einzelner von mehreren Archivalien vor, ist, soweit eine von den ausgeschlossenen Archivalien getrennte Nutzung möglich ist, eine teilweise Benutzungsgenehmigung zu erteilen und der/dem Benutzungswerber/-in die teilweise Versagung der Nutzung mitzuteilen. Sowohl der Genehmigungsvermerk auf dem Benutzungsansuchen als auch die Mitteilung der teilweisen Versagung haben jeweils Angaben darüber zu enthalten, auf welche der Archivalien des Benutzungsansuchens sie sich beziehen.
(4) Liegen die Voraussetzungen für eine Benutzung von Archivalien nach Abs 1 nur hinsichtlich der angesuchten Form der Nutzung (§ 13 Abs 1) nicht vor und wäre eine andere als die angesuchte Form zulässig, ist der/dem Benutzungswerber/-in die Möglichkeit der Änderung des Benutzungsansuchens binnen angemessener Frist mit der Wirkung und dem Hinweis zu geben, dass die Nutzung nach fruchtlosem Ablauf dieser Frist versagt wird. Wird das Benutzungsansuchen rechtzeitig geändert, so gilt es als in der geänderten Fassung eingebracht.
(5) Über die gänzliche oder teilweise Versagung der Nutzung von Archivgut ist, außer im Fall des § 13 Abs 4, nur auf Antrag bescheidförmig zu entscheiden.
(6) Über Anträge nach § 13 Abs 4 ist jedenfalls (bei Genehmigung und - gänzlicher oder teilweiser - Versagung) bescheidförmig zu entscheiden. Die Genehmigung einer Nutzung nach § 13 Abs 4 setzt das Einvernehmen mit der anbietenden Stelle (bzw deren Rechts- und Funktionsnachfolger/-in) voraus und kann unter Auflagen und Bedingungen erteilt werden, die zur Sicherstellung der schutzwürdigen Interessen der Stadt Graz, des Landes Steiermark, des Bundes oder Privater erforderlich sind.
(7) Mängel des Benutzungsansuchens (fehlende Angaben nach § 18 Abs 2 oder Fehlen der Erklärung nach § 18 Abs 4) ermächtigen den beliehenen Rechtsträger nicht sogleich zur Versagung der Nutzung. Der beliehene Rechtsträger hat vielmehr unverzüglich deren Behebung zu veranlassen und kann der/dem Benutzungswerber/-in die Behebung des Mangels innerhalb einer angemessenen Frist mit der Wirkung und dem Hinweis auftragen, dass die Nutzung nach fruchtlosem Ablauf dieser Frist versagt wird. Wird der Mangel rechtzeitig behoben, so gilt das Benutzungsansuchen als richtig eingebracht.
§ 20 Bestellung der Archivalien
(1) Die Ermittlung und Bezeichnung der gewünschten Archivalien hat, soweit dies im Einzelfall möglich ist, durch die Benutzer/-innen selbst zu erfolgen. Die Bediensteten des beliehenen Rechtsträgers haben die Benutzer/-innen dabei nach Möglichkeit zu beraten und zu unterstützen.
(2) Im Fall der Benutzungsgenehmigung (§ 19) hat die Bereitstellung der gewünschten Archivalien zum von der/dem Benutzungswerber/-in gewünschten Zeitpunkt bzw nach Maßgabe des Umfangs der Bestellung der/des Benutzungswerber/-s/-in und der Anzahl der vorrangig noch zu bearbeitenden Bestellungen ehestmöglich zu erfolgen. Der Zeitpunkt der Bearbeitung durch den beliehenen Rechtsträger richtet sich grundsätzlich nach der Reihenfolge der bei ihm eingelangten Benutzungsansuchen. Die Reihenfolge, in welcher die gewünschten Archivalien für die/den jeweilige/-n Benutzer/-in bereitzustellen sind, ist nach Möglichkeit im Einvernehmen mit der/dem Benutzer/-in zu bestimmen.
§ 21 Rückstellung von Archivalien
(1) Nach der Beendigung der Nutzung der Archivalien haben die Benutzer/-innen diese umgehend und in der Ordnung und Reihenfolge, in der sie ihnen vorgelegt worden sind, den Bediensteten des beliehenen Rechtsträgers zur Rückstellung an ihren dauernden Aufbewahrungsort zu übergeben.
(2) Die Bediensteten des beliehenen Rechtsträgers haben vor der Rückstellung der Archivalien an ihren dauernden Aufbewahrungsort deren ordnungsgemäßen Zustand sowie deren Vollständigkeit zu überprüfen.
§ 22 Kostenersatz
Für die Herstellung von Kopien, Reproduktionen und die Erbringung von sonstigen Dienstleistungen ist ein Kostenersatz nach der Grazer Archivtarifordnung zu entrichten.
4. Abschnitt
Benutzungsordnung
§ 23 Verhalten in den Arbeitsräumen
(1) Die Benutzer/-innen haben sich in den Arbeitsräumen des Stadtarchivs Graz so zu verhalten, dass andere Benutzer/-innen, insbesondere durch lautes Sprechen, Telefonieren, die Verwendung lärmerzeugender Hilfsmittel, nicht gestört werden.
(2) In den Arbeitsräumen sind Anweisungen der Bediensteten des beliehenen Rechtsträgers insbesondere hinsichtlich der Bereitstellung, Nutzung und Rückstellung von Archivgut sowie der Zuweisung von Arbeitsplätzen zu befolgen.
(3) In den Arbeitsräumen sind insbesondere verboten:
a) die Einnahme von Mahlzeiten oder Getränken,
b) das Rauchen,
c) die Mitnahme von Taschen, Schirmen, Mänteln und dergleichen sowie
d) das Mitführen von Tieren oder gefährlichen Gegenständen.
§ 24 Umgang mit Archivgut
(1) Die Archivalien sind sorgfältig und äußerst schonend zu behandeln; sie dürfen insbesondere nicht mit Flüssigkeiten, Speisen, Schmutz und dergleichen in Kontakt kommen und keiner direkten Sonneneinstrahlung ausgesetzt sein.
(2) Aus konservatorischen und hygienischen Gründen wird empfohlen, sich vor und nach der Nutzung von Archivgut die Hände zu waschen und zu desinfizieren. Erforderlichenfalls sind zur Schonung von Archivgut die dafür vorgesehenen Handschuhe zu verwenden.
(3) Archivgut darf nicht als Schreibunterlage verwendet und es dürfen keine Fremdkörper (Klebestreifen, Haftnotizen, Gummiringe, Klammern und dergleichen) angebracht werden. Das Anbringen von Kennzeichnungen oder Anmerkungen auf den Archivalien ist unzulässig. Für Notizen sind Bleistifte zu verwenden.
(4) Fadengeheftete Akten sind vorsichtig umzublättern. Im Fall der Herstellung von Reproduktionen ist die Fadenheftung zuvor zu öffnen und danach wieder zu verschließen.
(5) Im Fall der Entlehnung sind ausschließlich die vom beliehenen Rechtsträger dafür vorgesehenen Verpackungsmaterialien nach dessen Vorgaben im Einzelfall zu verwenden.
§ 25 Haftung
Die Benutzer/-innen haften für sämtliche Schäden, die durch ihr Verschulden, jenes ihrer beteiligten Mitarbeiter/-innen oder ihrer beauftragten Personen bei der Nutzung an Archivgut oder an Einrichtungen des beliehenen Rechtsträgers entstehen, sowie für die Verletzung von Rechten und schutzwürdigen Interessen Dritter.
5. Abschnitt
Zwischenarchivierung
§ 26 Verwahrung und Nutzung von Altregistraturgut
(1) Der beliehene Rechtsträger hat sämtliches Altregistraturgut zu erfassen und zu ordnen.
(2) Das Altregistraturgut nach § 2 Abs 1 Z 6 lit a ist bis zur Beurteilung der Archivwürdigkeit (§ 6) und jenes nach lit b für die mit der abgebenden Stelle vereinbarten Aufbewahrungsdauer im Stadtarchiv Graz als Zwischenarchiv zu verwahren oder zu speichern. Das Altregistraturgut ist zu erhalten, zu erschließen und nutzbar zu machen. Die Bestimmungen des § 8 Abs 1 und 2 gelten für Altregistraturgut sinngemäß.
(3) Das Altregistraturgut steht uneingeschränkt nur der anbietenden bzw abgebenden Stelle (bzw deren Rechts- und Funktionsnachfolger/-in) zur Verfügung. Über die Nutzung von Altregistraturgut durch bzw über die Erteilung von Auskünften über Daten im Altregistraturgut an andere Stellen, Einrichtungen oder Personen entscheidet die anbietende/abgebende Stelle bzw die jeweils zuständige Behörde (etwa die Behörde des jeweiligen Verwaltungsverfahrens, der Magistrat Graz nach § 7 Abs 4 lit c Stmk Auskunftspflichtgesetz etc). Entsprechende Ansuchen, die beim beliehenen Rechtsträger einlangen, sind von diesem ohne unnötigen Aufschub an die anbietende/abgebende Stelle zur Entscheidung weiterzuleiten.
(4) Die anbietende/abgebende Stelle kann bestimmen, dass eine durch sie genehmigte Nutzung von Altregistraturgut bzw die Erteilung von Auskünften über Daten im Altregistraturgut (Abs 3 2. Satz) im Stadtarchiv Graz erfolgen darf. In diesem Fall hat die anbietende/abgebende Stelle festzulegen und dem beliehenen Rechtsträger mitzuteilen, gemäß welcher Rechtsvorschriften und in welchem Ausmaß welche Unterlagen gegenüber Dritten nutzbar gemacht werden dürfen. Für solche Nutzungen von Altregistraturgut im Stadtarchiv Graz gelten die §§ 15, 16, 17 Abs 1 und 2 sowie die §§ 21 bis 25 sinngemäß.
6. Abschnitt
Schlussbestimmungen
§ 27 Behördliche Aufgaben
(1) Die in dieser Verordnung geregelten behördlichen Aufgaben sind solche des beliehenen Rechtsträger. Der/Dem Leiter/-in des beliehenen Rechtsträger obliegt die Entscheidung in hoheitlichen Aufgaben namens des beliehenen Rechtsträgers.
(2) Der beliehene Rechtsträger unterliegt der Aufsicht der Stadt Graz (§ 16 Abs 4 Steiermärkisches Archivgesetz). Die Aufsicht erstreckt sich auf die Einhaltung der Rechtsvorschriften und die ordnungsgemäße Besorgung der dem beliehenen Rechtsträger übertragenen Aufgaben. Die Stadt Graz ist im Rahmen des Aufsichtsrechtes befugt, vom beliehenen Rechtsträger jederzeit die Erteilung von Auskünften und die Erstattung von Berichten über die Besorgung der übertragenen Aufgaben zu verlangen. Die Stadt Graz ist befugt, dem beliehenen Rechtsträger Weisungen zu erteilen.
§ 28 In-Kraft-Treten
(1) Diese Verordnung wird im elektronisch geführten Amtsblatt der Landeshauptstadt Graz unter der Internetadresse www.graz.at kundgemacht und tritt mit Ablauf des Tages der Freigabe zur Abfrage im Internet in Kraft.
(2) Mit dem In-Kraft-Treten dieser Verordnung tritt die Verordnung des Stadtsenates der Landeshauptstadt Graz vom 10.04.2014 betreffend die Archivierung und Nutzung von Archivgut der Stadt Graz (Archivordnung), GZ: Präs-028296/2013/0016, kundgemacht am 23.04.2014 im Amtsblatt der Landeshauptstadt Graz Nr. 04/2014, außer Kraft.
§ 29 Übergangsbestimmungen
Im Zeitpunkt des In-Kraft-Tretens dieser Verordnung gültige Genehmigungen gelten als Genehmigungen nach dieser Verordnung.
§ 30 Verweise
(1) Verweise in dieser Verordnung auf Landes- und Bundesgesetze sind als Verweise auf folgende Fassung zu verstehen:
1. Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz 1991 (AVG), BGBl Nr. 51/1991 in der Fassung BGBl I Nr. 58/2018;
2. Bundes-Verfassungsgesetz (B-VG), BGBl Nr. 1/1930 in der Fassung BGBl I Nr. 14/2019;
3. Steiermärkisches Archivgesetz (StAG), LGBl Nr. 59/2013 in der Fassung LGBl Nr. 63/2018;
4. Steiermärkisches Auskunftspflichtgesetz, LGBl Nr. 73/1990 in der Fassung LGBl Nr. 87/2013.
(2) Verweise auf Vorschriften der Europäischen Union sind als Verweise auf folgende Fassungen zu verstehen:
Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung), ABl L 119 vom 04.05.2016, S 1.