Trägerförderung Schulen Finanzielle Autonomierichtlinie

GZ.: ABI - 035893/2003/0094

Richtlinie des Stadtrates vom 13.01.2025, GZ: ABI -035893/2003/0094, über die Verwendung und Abrechnung der „autonomen Finanzmittel" für die Leiterinnen und Leiter der städtischen Schulen in Graz (Finanzielle Autonomierichtlinie)

Auf Grund der §§ 2, 24, 33 und 43 Steiermärkisches Pflichtschulerhaltungsgesetz 2004 (StPEG 2004), LGBl. Nr. 71/2004 zuletzt geändert durch LGBl. Nr. 1/2024, wurde mit Entschließung des Stadtsenatsreferenten beschlossen:

§ 1 Finanzielle Schulautonomie   
                                     

1. Das Projekt „Finanzielle Schulautonomie" im Sinne dieser Richtlinie betrifft die selbstständige Bestimmung über die vom Schulerhalter (Landeshauptstadt Graz) zur Deckung eines Teiles der sonstigen Schulerhaltungskosten zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel durch die jeweilige Schulleitung.

2. Die Erklärung, sich an dem Projekt als „finanziell autonome Schule" zu beteiligen, ist von der Schulleitung bis spätestens 1.6. des Jahres mit Wirkung für das nächstfolgende Kalenderjahr schriftlich der Abteilung für Bildung und Integration, Stabsstelle Finanzen und Kontrolle, zu übermitteln. Diese Erklärung verlängert sich automatisch um jeweils ein Jahr, wenn nicht bis spätestens 1.6. des Jahres für das Folgejahr eine schriftliche Abmeldung erfolgt.

3. Der Schulerhalter behält sich ausdrücklich vor, jederzeit von diesem Projekt ganz oder teilweise Abstand zu nehmen.

§ 2 Autonome Finanzmittel

1. Die bisher getrennt geführten Positionen Leiterpauschale, Dotation, Kanzleierfordernis sowie Lern- und Arbeitsmittelbeiträge für die Tagesbetreuung an ganztägigen Schulformen (GTS) werden unter dem Begriff „autonome Finanzmittel" zusammengefasst.

2. Die autonomen Finanzmittel bestehen aus einem auf 8 Klassen bezogenen Grundbetrag, einem Zusatzbetrag je weiterer Klasse oder Abschlagsbetrag je Klasse bei weniger als 8 Klassen pro Schule sowie einem Betrag für Lern- und Arbeitsmittel für die Tagesbetreuung an ganztägigen Schulformen (GTS) pro Schüler:in und Monat. Aufgrund der unterschiedlichen Erfordernisse der Schultypen wird zwischen Volksschulen einerseits sowie Mittelschulen und Sonderschulen andererseits differenziert. Außerdem einem Zusatzbetrag für Integrationsschüler:innen und Kopierkosten.

3. Für die Berechnung der autonomen Finanzmittel des Folgejahres gelten die Klassen- und Schüler:innenzahlen jeder Schule mit Stichtag 1. Oktober des Vorjahres.

4. Die jeweilige Höhe der einzelnen Beträge steht in Abhängigkeit von den im Voranschlag der Stadt Graz bereitgestellten Mitteln und wird jährlich neu festgelegt (siehe Anlage A).

§ 3 Verwendung der autonomen Finanzmittel

1. Selbstständiger Einkauf eines Teiles der sonstigen Schulerhaltungskosten - Verwendung der autonomen Finanzmittel (§ 4)

2. Führung einer Abrechnungsbuchhaltung, gegliedert in bare und unbare Finanzflüsse (§ 6)

3. Selbstständige Aufzeichnungen über das Schulinventar (§ 8)
   
   

§ 4 Verwendung der autonomen Finanzmittel

1. Aus den autonomen Finanzmitteln ist der Schulaufwand betreffend Lehrmittel und sonstige Unterrichtsbehelfe, Lernbehelfe für Kinder einkommensschwacher Eltern, Lehrer- und Schülerbücherei, Kanzleierfordernisse einschließlich Post- und Portogebühren, Sondereinrichtungswünsche, Reparaturen geringeren Ausmaßes, Lern- und Arbeitsmittel für die Tagesbetreuung an ganztägigen Schulformen (siehe Anlage B) sowie die Kopierkosten zu bestreiten. Des Weiteren sind Zuschüsse für Kinder einkommensschwacher Eltern aus den Mitteln zu gewähren. In dieser Angelegenheit gilt die Verschwiegenheitspflicht gegenüber Dritten (KlassenlehrerInnen).

2. Mit der Kopierkostenpauschale sind die Kosten für Toner, Papier, und die Seitenverrechnung je Kopie/Druck sowie die Abdeckung der Servicekosten und Technikereinsätze/Reparaturen, die durch unsachgemäße Handhabe verursacht wurden, zu begleichen. 12.000 Seiten color und 48.000 Seiten S/W pro Abrechnungszeitraum (Jahr) sind im Leasing inkludiert und werden nicht extra verrechnet. Die Kopierkostenpauschale basiert auf einer Berechnung von 2 Seiten (S/W) pro Schultag (180) pro Kind wobei 25 Kinder je Klasse angenommen werden. Eine 8- klassige Schule hat demnach ein Budget für 72.000 Seiten pro Schuljahr.

3. Nicht in den finanziell autonomen Bereich fällt ein nachweisbarer Nachholbedarf im Bereich der Ausstattung gegenüber anderen vergleichbaren Schulen.utonomen Finanzmittel dürfen nicht verwendet werden für:

4. Die autonomen Finanzmittel dürfen nicht verwendet werden für:

• Werbeeinschaltungen in Medien
• Eltern- bzw. Lehrer:innenfortbildungen
• Spenden und Repräsentationsausgaben  

Zulässig sind jedoch Bewirtungen von Schüler:innen mit Begleitpersonen im Rahmen von Schüleraustauschaktionen (Schuleinschreibung, Kennenlernprojekte), Blumengeschenke als Dank und Anerkennung, kleine Aufmerksamkeiten für Delegationen (keine Gutscheine oder Barmittel), Parte (Schüler:innen/aktives Schulpersonal), Buffet bei Schulbesichtigungen (keine alkoholischen Getränke). Bei Buffetausgaben sind Namen der Teilnehmer:innen sowie Verwendungszweck anzugeben.
Kaffeekosten werden nur für oben angeführte Repräsentationsausgaben akzeptiert, der Eigenbedarf ist selbstverständlich nicht gedeckt.

§ 5 Anweisung und Abrechnung der autonomen Finanzmittel

1. Die autonomen Finanzmittel werden in zwei Raten auf das Schulkonto angewiesen, und zwar 60 % mit Jänner und 40 % mit Oktober des Jahres. Aufgrund der Jährlichkeit des Voranschlages der Stadt erfolgen Berechnung und Anweisung der Mittel jeweils für ein Kalenderjahr (nicht Schuljahr).

2. Die Abrechnung ist gemäß § 6 der Richtlinie halbjährlich der Stabsstelle für Finanzen und Kontrolle in der Abteilung für Bildung und Integration vorzulegen.

3. Der Vorlagetermin ist für die erste Jahreshälfte der 30. Juni (spätestens 31. Juli) und für die zweite Jahreshälfte der 31. Dezember (spätestens 31. Jänner) des Jahres.

4. Bis zur Vorlage der einer Anweisung vorangehenden Abrechnung kann keine weitere Überweisung auf das Schulkonto erfolgen. Bei unbegründet verspäteter Vorlage einer Abrechnung behält sich die Abteilung für Bildung und Integration vor, für jeden Monat Verzögerung bei der nächsten Anweisung ein Zwölftel der zustehenden Jahresmittel in Abzug zu bringen. Ebenso wird bei Verstößen gegen die Bestimmungen des § 4 Abs. 3 der Richtlinie der jeweils fehlinvestierte Betrag bei der darauffolgenden Anweisung abgezogen.

5. IT-Ausstattung ist vor Ankauf durch die Abteilung für Bildung und Integration (Technisches Management) bewilligungspflichtig. Standgeräte sind nicht gestattet. Sämtliche Geräte, die über die autonomen Finanzmittel zugekauft werden, können durch die ABI bzw. ITG (Informationstechnik Graz GmbH) nicht gewartet werden.
   
   

§ 6 Bestimmungen über die Abrechnung

1. Für die Abrechnung sind die von der Abteilung für Bildung und Integration zur Verfügung gestellten Abrechnungsbögen oder in gleicher Form erstellte EDV-Tabellen zu verwenden. Die Abrechnung besteht aus: 
   
   Die Abrechnung besteht aus:
   
   a) Abrechnungsbogen
   b) Ausgabebelegen samt Anboten
   c) Kontoauszug für die unbaren Geldbewegungen sowie
   d) Kassabuch für die baren Geldbewegungen.
    
   Die Kontoauszüge stellen einen integrierenden Bestandteil der Bankabrechnung dar. 

2. Für Barbewegungen ist ein eigenes Kassabuch zu führen. Eine Barabhebung vom Konto ist im Verrechnungsbogen als Ausgabe und im Kassabuch als Einnahme zu verbuchen. Dabei ist ein Eigenbeleg auszustellen.

3. Die angewiesenen Beträge sind mit dem Tage der Gutschrift auf dem Konto als Einnahme zu verrechnen. Die Verständigung über die Anweisung der autonomen Finanzmittel gilt als Gutschriftbeleg. Am Beginn jedes Rechnungsjahres ist der Bankkontostand aus dem Vorjahr als Saldovortrag auf dem Abrechnungsbogen einzutragen. Bankmäßige Gutschriften (Habenzinsen) und Belastungen (Spesen) sind als Einnahmen bzw. Ausgaben ebenfalls einzutragen.

4. Für jede Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Die Belege sind mit dem Eingangsdatum zu versehen und beginnend mit 1 zu nummerieren. Die Eintragung in den Abrechnungsbogen erfolgt nach Abbuchung vom Konto mit dem Datum der Eintragung. Die Belege sind nach Geschäftsfällen zu sammeln und zu buchen. Als Belege dienen Kassablocks, Rechnungen mit Lieferschein und Zahlungsquittungen sowie sonstige Zahlungsbestätigungen. Für Bank- und Kassabuch sind getrennte Nummernkreise anzulegen.

5. Rechnungen, auf denen Radierungen oder sonstige Ausbesserungen, die nicht firmenmäßig bestätigt sind, aufscheinen, sowie Rechnungen, die über Art und Umfang der Leistung nicht genau Aufschluss geben und aus denen der Einzelpreis nicht ersichtlich oder errechenbar ist, sind zurückzuweisen.

6. Korrekturen sind so vorzunehmen, dass die ursprüngliche Buchung ersichtlich bleibt.

7. Auf dem Lieferschein hat der/die Übernehmer:in die Übernahme der Lieferung oder Leistung zu bestätigen. Den Rechnungen sind die Lieferscheine anzuschließen, bei Barzahlung die Zahlungsbestätigung, ansonsten die Auftragsbestätigung des Geldinstitutes (Zahlschein).

8. Belege kleineren Formats sind auf Papier im Mindestmaß A 5 aufzukleben.

9. Die Abrechnungsbögen sind laufend mit dem Banksaldo abzustimmen. Die Abrechnung hat möglichst tagfertig zu erfolgen, Buchungsrückstände von mehr als drei Belegen sind zu vermeiden. Belege und Abrechnungsbögen sind so zu verwahren, dass jederzeit eine Überprüfung durch Organe der Abteilung für Bildung und Integration, der Magistratsdirektion-Innenrevision oder des Stadtrechnungshofes möglich ist.

10. Barbestände sind in versperrten Handkassen und zusätzlich in einem versperrten Mobiliar zu verwahren. Das Aufbewahren einer frei zugänglichen Handkasse ist nicht gestattet, und es besteht hierfür keinerlei versicherungsmäßige Schadensdeckung. Der versicherte Höchstbetrag von 800,- Euro darf bei der Verwahrung nicht überschritten werden.

11. Auf dem Konto dürfen nur die autonomen Finanzmittel, nicht aber Fremdgelder, wie z. B. eingehobene Telefongebühren, Milchgelder, Spenden, Zuwendungen für Projekte im Rahmen von Lehrer:innenfortbildungen und dergleichen verrechnet werden. Irrtümlich auf das Konto eingezahlte Fremdgelder sind durch eine entsprechende Abbuchung umgehend zu korrigieren.

12. Die angewiesenen Mittel sind möglichst innerhalb des laufenden Kalenderjahres zu verbrauchen und nur bis längstens 31. Dezember des Jahres datierte Rechnungen können dafür akzeptiert werden. Bis Jahresende nicht verbrauchte autonome Finanzmittel werden als Saldovortrag in das nächste Kalenderjahr übernommen.

13. Korrekturen durch die Abteilung für Bildung und Integration dürfen nicht entfernt werden. Prüfvermerke der Abteilung sind Bestandteil der Abrechnung.

§ 7 Bestimmungen über die Auftragserteilung

1. Bei allen Anschaffungen und Dienstleistungsaufträgen sind sowohl die allgemeinen Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit als auch die besonderen Bestimmungen der nachfolgenden Absätze zu beachten.

2. Bei Vergaben von Aufträgen mit einem geschätzten Auftragswert von mehr als 1.500,- Euro (netto) sind mindestens drei verbindliche, schriftliche Vergleichsangebote einzuholen. Von mehr als 400,- Euro bis 1.500,- Euro sind nach Möglichkeit mindestens zwei verbindliche, schriftliche Vergleichsangebote einzuholen. Die Angebote sind den Rechnungen beizulegen.

3. Ratenzahlungen dürfen nicht vereinbart werden. Behördenrabatte und Kassenskonti sind in Anspruch zu nehmen. Die Rechnungen sind pünktlich zu begleichen, Mahnungen sind zu vermeiden.

4. Auftragserteilung sowie Einkauf erfolgen durch die jeweilige Schulleitung bzw. in deren Auftrag namens der Schule treuhändig für die Stadt Graz.

5. Fremdwährungsrechnungen (Rechnungen aus Ländern außerhalb der europäischen Währungsunion) können nicht akzeptiert werden.

§ 8 Schulinventar

1. Die Leiterinnen und Leiter der städtischen Schulen sind verpflichtet, selbstständig Aufzeichnungen über das Schulinventar verantwortungsvoll und gewissenhaft in einer Excel-Datei zu führen.

2. Anlagegüter mit einem Einzelwert ab 200,- Euro netto sind in das Schulinventar aufzunehmen.

3. Das gesamte Schulinventar ist mit Beginn Jänner 2021 fortlaufend zu führen, von der Schulleitung und deren Stellvertretung (4-Augen-Prinzip) zu unterschreiben und bis 31. Jänner jeden Jahres, im Zusammenhang mit der Kontrolle der Abrechnungsbuchhaltungen, der Abteilung für Bildung und Integration vorzulegen.

4. Für die Aufzeichnungen ist die von der Abteilung für Bildung und Integration vorgegebene Form (Excel-Tabelle) einzuhalten.

5. Das Schulinventar ist so zu verwahren, dass jederzeit eine Überprüfung durch Organe der Abteilung für Bildung und Integration, der Magistratsdirektion- Innenrevision oder des Stadtrechnungshofes möglich ist.

§ 9 Schlussbestimmungen

1. Diese Finanzielle Autonomierichtlinie tritt am 1.1.2025 in Kraft.

2. Änderungen dieser Richtlinie bedürfen der Schriftform sowie der Zustimmung des für Bildung zuständigen Stadtsenatsreferenten.

3. Die bei der Finanzstelle 340 „Abteilung für Bildung" auf Haushaltsprogramm 23400005 „Schulautonomie" (Deckungsring D.340015) vorgesehenen Mittel für Schulautonomie über € 1.119.500 (2026 € 1.169.500) dürfen erst nach Beschlussfassung einer entsprechenden Aufwandsgenehmigung im Gemeinderat, die insbesondere auch eine Verteilung der Mittel in der Höhe von € 300.000,-- auf Basis des IQS-Index zu enthalten hat, ausbezahlt werden.

zu § 2 der Finanziellen Autonomierichtlinie 

Geltende Fassung

Die Höhe der autonomen Finanzmittel für 2025 beträgt:

a) Volksschulen

für acht Klassen				€ 2.200,00
Zusatz- bzw. Abschlagsbetrag pro Klasse				€    280,00
Zusatzbetrag pro Integrationsschüler:in				€      14,00
Druckkosten pro Klasse				€      68,00
Lern- und Arbeitsmittel für GTS:  pro Schüler:in/pro Monat				€        7,00

b) Neue Mittelschulen, Sonderschulen und Polytechnische Schule

für acht Klassen				€ 3.400,00
Zusatz- bzw. Abschlagsbetrag pro Klasse				€    340,00
Zusatzbetrag pro Integrationsschüler:in
Neue Mittelschulen und Polytechnische Schule				€      20,00
Druckkosten pro Klasse				€      68,00
Lern- und Arbeitsmittel für GTS:  pro Schüler:in/pro Monat				€        7,00

zu § 4 Abs. 1 der Finanziellen Autonomierichtlinie 

Stand: Jänner 2025

Aus den autonomen Finanzmitteln ist folgender Aufwand zu bestreiten:
Die Auflistung erfolgt ohne Anspruch und Gewähr auf Vollständigkeit und dient als Übersicht. Jede Abweichung davon ist mit der ABI abzuklären.

• Aktivitäten im Rahmen der Tagesbetreuung an ganztägigen Schulformen(GTS)
• Arbeitsmittel für Kinder einkommensschwacher Eltern (Werkmaterial)
  
  
• Befestigungsmaterial (Schrauben, Dübel etc.)
• Bilderrahmen (Wechselrahmen)
• Bücher (Schüler- und Lehrerbücherei) inkl. Bibliothekszubehör, Einbandmaterial
• Büromaterial (Schreibstifte, Filzstifte, Ordner, Locher etc.)
  
  
• Cartridge (Toner) für Fax, Drucker - Schüler:innen und Schulleitung; für Kopiergeräte - Toner, Resttonerbehälter, Bildeinheiten, Papier
• Computersoftware bzw. Hardware (Beamer, über die Grundausstattung hinaus), Abwicklung über die ITG
• Computertisch - Kanzlei (über die Grundausstattung hinaus)
  
  
• Drucksorten (Zeugnisformulare, Klassen- und Handbücher, Schüler:innenstammblätter)
• DVD-Player, DVD's, CD- Player und CD`s
  
  
• E-Kleingeräte (Staubsauger etc.)
• Entsorgungskosten von privat angeschafftem/n Mobiliar und PCs
  
  
• Fahnen-Sonderwünsche (z. B. eigene Schulfahnen)
• Fernseher, Zimmerantenne
• Flip-Charts mit Stiften
  
  
• Garderobenständer für Direktion oder Lehrer:innenzimmer (über die Grundausstattung hinaus)
• Geschirr für Direktion u. Lehrer:innenzimmer, Tischwäsche, Geschirrtücher (die ABI ist nicht für die Reinigung zuständig)
• Gesetze - Gesetzesausgaben
  
  
• Hi-Fi-Anlage, Ton-Anlagen
• Hochbeete und geringfügige Gartengestaltung (in Absprache mit ABI, Technisches Management)
  
  
• Kleingeräte wie Nähmaschinen, Akkugeräte
• Kleinmöbel - Sonderwünsche (TV-Schränke, Overheadwagen, Stellagen, spezielle Tafeln)
• Kopierfolien
• Kopierbetrieb (Toner, Papier, Seitenverrechnung, Technikereinsätze/Reparaturen bei unsachgemäßer Handhabe)
• Kreide - Ölkreide
  
  
• Laminiergeräte und Folien
• Landkarten, Globen
• Lern- und Arbeitsmittel für die Tagesbetreuung an ganztägigen Schulformen
  
  
• Magnettafeln, kleine Pinnwände
• Mikroskope
• Mittel zur ärztlichen Betreuung und Gesundheitsvorsorge
• Mobiltelefone bis zu einem Wert von 200,- Euro
• Möbel (Sonderwünsche wie fahrbarer Medienwagen, Kartenwagen etc.)
• Musikinstrumente, Noten, Notenständer
  
  
• Overheadprojektoren und -folien, Lampen
• Overheadwagen
  
  
• Papierhandtücher und Spender in den Klassen
• Papierschneidemaschinen
• Physik/Chemie-Lehrmittel, Versuchsmaterialien, Säuren etc.
  
  
• Reinigungsgeräte (Besen für Werkraum, Handbesen, etc.)
• Reinigungsmittel (Waschmittel, Geschirrspülmittel, etc.)
• Reparaturen - Nähmaschinen, Fernseher, Recorder, Musikinstrumente, Lehrmittel etc.
  
  
• Schlüsselnachbestellungen (ausgenommen für Zentralschließanlage)
• Schreib- und Zeichenmaterial für Kinder einkommensschwacher Eltern
• Schreibmaschinen und Bänder
• Sitzgarnituren für Direktion
• Spiele
• Stempel (ausgenommen Rundsiegel und Langstempel)
  
  
• Tafelschwämme und Tücher
• Tafelzeichensets
• Therapiematerial
• Turnkleingeräte (Bälle, Ringe, Keulen, Bänder etc.)
• Türschilder bei Sonderwünschen
  
  
• Unterstützungen einkommensschwacher Eltern (materiell, Schulbedarf)
  
  
• Verbrauchsmaterialien für alle Geräte im Werkraum (Bohrer, Sägeblätter etc.)
• Vorhänge Direktions-Kanzlei, Lehrer:innenzimmer (entsprechend der Brandschutzverordnung, Vorgabe B1, Q1, TR1 schwer brennbar, nicht qualmend, nicht tropfend abbrennbar) - Die ABI ist nicht für die Reinigung zuständig.
  
  
• Wandkarten
• Werkzeug, Lötmaterial etc. für den Unterricht
  
  
• Zahnrettungsbox
• Zeitschriften-Abos
• Zuschüsse für Schikurse, Hauswirtschaft, Projekttage -
  hier gilt die Verschwiegenheitspflicht gegenüber Dritten (Klassenlehrer:innen)