Geschäftsordnung des Beirats für BürgerInnenbeteiligung

GZ.: A10/BD-101907/2020/0002

Richtlinie des Gemeinderates vom 20.05.2021, mit der die Geschäftsordnung des Beirats für BürgerInnenbeteiligung der Landeshauptstadt Graz beschlossen wird.

Auf Grund 45 Abs. 6 Statut der Landeshauptstadt Graz 1967, LGBl. Nr. 130/1967, idF. LGBl. Nr. 114/2020 wird beschlossen:

Präambel: 

1. Das zentrale demokratische Prinzip unseres Gemeinwesens ist die repräsentative Demokratie. Auf kommunaler Ebene wählen wir Vertretungen in Gemeinderat und Bezirksrat. Die partizipative Demokratie ergänzt und unterstützt diese kommunalen Strukturen. Der Beirat für BürgerInnenbeteiligung als Einrichtung der Stadt Graz ist eine Sonderform eines partizipativen Beratungsgremiums, weil er im Sinne der Förderung eines konstruktiven Dialogs die Ausgestaltung der partizipativen Demokratie grundsätzlich zum Thema hat, indem er die Frage im Auge behält, wie die Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern in Entscheidungsprozessen gewährleistet und erweitert werden kann.
   
   Funktionen - Zwecke des Beirats für BürgerInnenbeteiligung
   
   
2. Systematisch mit Politik und Fachabteilungen an den Prozessen der BürgerInnenbeteiligung arbeiten, neue Methoden entwickeln, bestehende adaptieren und die qualitätsvolle Umsetzung im Auge behalten. Dabei orientiert sich der Beirat immer wieder an guten Erfahrungen im In- und Ausland.
   
   
3. Wirkung im Sinne der Leitlinien für BürgerInnenbeteiligung: Beratung bei Beteiligungskonzepten, Mit-Anregen von BürgerInnenbeteiligung, sowie Mitwirkung im Begleitgremium des BürgerInnenbudgets.
   
   
4. In der Beratung und Vermittlung bei Projekten, die an den Beirat herangetragen werden, ist die Grundhaltung des Beirats inhaltlich unparteiisch und unabhängig. Das Bemühen gilt einem verstärkten Dialog und dem Ermöglichen von gemeinsam getragenen Lösungen.
   
   
5. Der Beirat erarbeitet möglichst im Konsens Empfehlungen für die kommunale Politik.
   
   Zusammensetzung des Beirats für BürgerInnenbeteiligung
   
   
6. Der Beirat besteht aus ordentlichen und beratenden Mitgliedern sowie dem Bürgermeister / der Bürgermeisterin. Der Bürgermeister / die Bürgermeisterin ist, als Vertretung der Stadt, Mitglied im Beirat, ohne jedoch an Abstimmungen teilzunehmen. Er / sie ist Adressat der Beratungen und Empfehlungen.
   
   
7. Der Bürgermeister / die Bürgermeisterin kann diese Zuständigkeit einvernehmlich einem anderen Stadtsenatsmitglied übertragen und auch wieder zurücknehmen. Mit dieser Übertragung werden auch die durch die Geschäftsordnung festgelegten Funktionen des Bürgermeisteramtes auf das Büro des Stadtsenatsmitglieds übertragen.
   
   
8. Im Beirat sind zwischen sieben und neun ordentliche Mitglieder vertreten. Die ordentlichen Mitglieder arbeiten ehrenamtlich im Beirat für BürgerInnenbeteiligung. Ordentliche Mitglieder des Beirats dürfen kein politisches Mandat innehaben. Ordentliche Mitglieder haben ihren Hauptwohnsitz in Graz.
   
   
9. Zwei Personen aus dem Kreis der ordentlichen Mitglieder sind Beiratsvorsitz und -Stellvertretung. Sie sind die Ansprechpartnerinnen bzw. Ansprechpartner des Beirats für Bürgerinnen und Bürger, Politik und Fachabteilungen.
   
   
10. Im Beirat sind zwei bis vier beratende Mitglieder vertreten. Ein Mitglied des Bürgermeisteramtes ist jedenfalls beratendes Mitglied. Zusätzlich stammt jedenfalls ein beratendes Mitglied aus dem Kreis der Fachabteilungen der Stadt Graz bzw. dem Haus Graz. Weitere beratende Mitglieder können Expertinnen und Experten für BürgerInnenbeteiligung sein.
    
    
11. Themenspezifisch können einzelne beratende Expertinnen und Experten zu einzelnen Tagesordnungspunkten in Sitzungen eingeladen werden.
    
    Nominierung von Mitgliedern des Beirats für BürgerInnenbeteiligung
    
    
12. Der Bürgermeister / die Bürgermeisterin beauftragt aus dem Bürgermeisteramt eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter als Ansprechpartnerin / Ansprechpartner und beratendes Mitglied.
    
    
13. Die Tätigkeitsperiode des Beirats orientiert sich grundsätzlich an der des Gemeinderats, zeitversetzt um ein Jahr. Im ersten Jahr nach der konstituierenden Sitzung des Gemeinderats setzt der Beirat seine Tätigkeit fort. Danach initiiert und koordiniert das Referat für BürgerInnenbeteiligung mit dem Beiratsvorsitz ein neues Nominierungsverfahren.
    
    
14. Die ordentlichen Mitglieder des Beirats und der Bürgermeister / die Bürgermeisterin können Bürgerinnen und Bürger als ordentliche Mitglieder vorschlagen.
    
    
15. Darüber hinaus werden Bürgerinnen und Bürger eingeladen, das Interesse für die aktive Mitarbeit als ordentliches Mitglied im Beirat zu bekunden.
    
    
16. Beiratsvorsitz, Referat für BürgerInnenbeteiligung und Bürgermeister / Bürgermeisterin vereinbaren eine Form, wie interessierte Personen sich und ihre Vorstellungen im bestehenden Beirat präsentieren können.
    
    
17. Ordentliche Mitglieder sind als Person Mitglied, nicht als Vertreterin oder Vertreter einer Organisation.
    
    
18. Mitglieder können mehrmals, auch hintereinander, Mitglied im Beirat sein. Mindestens ein Drittel der ordentlichen Mitglieder ist zu Beginn einer Tätigkeitsperiode neu zu bestellen. Die Zusammensetzung der ordentlichen Mitglieder basiert auf einem ausgewogenen Geschlechterverhältnis.
    
    
19. Der Beiratsvorsitz koordiniert den Beratungsprozess im Beirat zur Auswahl von ordentlichen Mitgliedern für die nächste Periode. Der Beratungsprozess ist möglichst transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
    
    
20. Die Bestellung von Mitgliedern obliegt dem Bürgermeister / der Bürgermeisterin. Er / sie tut dies in Abstimmung mit den ordentlichen Mitgliedern. Ziel ist es, darüber Einvernehmen zu erzielen.
    
    
21. Es werden zu Beginn einer Tätigkeitsperiode immer neun ordentliche Mitglieder bestellt. Sollten Personen aus dem Beirat ausscheiden, können diese nachbesetzt werden, jedenfalls wird aber nachbesetzt, wenn die Mindestzahl an ordentlichen Mitgliedern erreicht ist.
    
    
22. Zur konstituierenden Sitzung kommen der Bürgermeister / die Bürgermeisterin, die ordentlichen Mitglieder, der/die zuständige Mitarbeiter/Mitarbeiterin aus dem Bürgermeisteramt und eine Vertreterin oder ein Vertreter des Referats für BürgerInnenbeteiligung zusammen.
    
    
23. Die ordentlichen Mitglieder wählen aus ihrer Mitte den Beiratsvorsitz und die Stellvertretung. Dazu müssen mindestens ⅔ der ordentlichen Mitglieder anwesend sein.
    
    
24. Bei der konstituierenden Sitzung wird beraten, welche weiteren Personen als beratende Mitglieder in den Beirat kooptiert werden sollen. Die Entscheidung obliegt dem Bürgermeister / der Bürgermeisterin.
    
    
25. Der Bürgermeister / die Bürgermeisterin kann einem ordentlichen Mitglied seine / ihre Mitgliedschaft entziehen, wenn es seinen / ihren Hauptwohnsitz nicht mehr in Graz hat ein politisches Mandat annimmt in drei aufeinanderfolgenden Sitzungen nicht glaubhaft entschuldigt fernbleibt gegen die Geschäftsordnung verstößt. Der Bürgermeister / die Bürgermeisterin und der Beiratsvorsitz suchen vor dem Entzug der Mitgliedschaft den Dialog mit der betroffenen Person, um eine konstruktive Lösung zu ermöglichen.
    
    Arbeitsweise des Beirats für BürgerInnenbeteiligung
    
    
26. Das Referat für BürgerInnenbeteiligung unterstützt den Beirat und seine Tätigkeit administrativ und mit fachlicher Expertise wie in der Geschäftsordnung festgelegt.
    
    
27. Die zentrale Form der Aktivität besteht in regelmäßigen Sitzungen. Diese finden nach Möglichkeit in Präsenz, bei Bedarf mittels Videokonferenz statt. Es sind jedenfalls vier Sitzungen pro Jahr vorgesehen. Bei Verhinderung des Bürgermeisters / der Bürgermeisterin können Sitzungen des Beirats dennoch stattfinden. Der Beiratsvorsitz erstellt mit Unterstützung des Referats für BürgerInnenbeteiligung und Anregungen von Mitgliedern aufgreifend bis spätestens 10 Arbeitstage vor der Sitzung eine Tagesordnung. Außerordentliche Sitzungen sind auf schriftlichen Antrag durch einfache Mehrheit der ordentlichen Mitglieder einzuberufen.
    
    
28. Das Protokoll-Procedere: Entwurf durch das Referat für BürgerInnenbeteiligung - Inhalt eines Ergebnisprotokolls ist die Darlegung des Themas oder einer bestimmten Frage und eine kurze Zusammenfassung des Ergebnisses; Rückkopplung mit dem Bürgermeister / der Bürgermeisterin und dem Beiratsvorsitz; Übermittlung an Beiratsvorsitz zwecks Verteilung; Rückmeldung der Kommentare der Mitglieder binnen 10 Arbeitstagen; Allfällige Auffassungsunterschiede sind baldmöglichst, spätestens in der nächsten Sitzung einer Klärung zuzuführen und ins Protokoll einzuarbeiten. Ergebnisprotokolle werden in wechselseitigem Einvernehmen zwischen Referat, Beiratsvorsitz und Bürgermeister bzw. Bürgermeisterin auf der Website der Stadt Graz veröffentlicht.
    
    
29. Der Beirat legt dem Bürgermeister / der Bürgermeisterin Empfehlungen vor. Er / sie gibt Vorschläge an ressortzuständige andere Regierungsmitglieder weiter.
    
    
30. Ziel ist es, konsensuale Empfehlungen zu erarbeiten¹. Sollte kein Konsens erzielt werden können, bedürfen Empfehlungen einer einfachen Mehrheit der offen abgegebenen Stimmen der ordentlichen Mitglieder. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Beiratsvorsitzes den Ausschlag. Die Beschlussfähigkeit ist bei Anwesenheit von mehr als der Hälfte der ordentlichen Mitglieder gegeben.
    
    
31. Darüber hinaus findet kontinuierlicher Austausch über E-Mail bzw. andere digitale Möglichkeiten statt, um Informationen weiter zu geben, Ideen zu sammeln, Vorschläge zu entwickeln und wechselseitig Rückmeldungen einzuholen.
    
    
32. Aktivitäten einzelner Beiratsmitglieder, die in ihrer Beiratsfunktion getätigt werden, sind im bzw. mit dem Beirat abzustimmen.
    
    
33. Ordentliche Mitglieder des Beirats können sich - wie andere Bürgerinnen und Bürger auch - an Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter von Fachabteilungen wenden, mit der Bitte um Informationen zu konkreten Themen. Darüber hinaus können Beiratsmitglieder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ersuchen, in konkreten Projekten in den aktiven Dialog mit Bürgerinnen und Bürgern einzutreten.
    
    
34. Zur Bearbeitung von speziellen Themen können Arbeitsausschüsse gebildet werden. Ziel ist es, diese mit Konsens zu bilden¹. Sollte kein Konsens erzielt werden, können Arbeitsausschüsse mit einfacher Mehrheit der offen abgegebenen Stimmen der ordentlichen Mitglieder gebildet werden. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Beiratsvorsitzes den Ausschlag. Alle Mitglieder des Beirates für BürgerInnenbeteiligung haben das Recht, an den Sitzungen der Arbeitsausschüsse teilzunehmen. Über die Ergebnisse dieser Beratungen wird in der folgenden Sitzung des Beirates für BürgerInnenbeteiligung berichtet. Der Beirat kann in Abstimmung mit dem Bürgermeister / der Bürgermeisterin weitere Mitglieder des Stadtsenates, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Graz und sonstige fachkundige Personen zu den Sitzungen der Arbeitsausschüsse einladen.
    
    
35. Größere Projekte werden im Beirat für BürgerInnenbeteiligung thematisiert, wenn eine Beteiligung von den Fachabteilungen angedacht, gefordert und absehbar herausfordernd ist bzw. auch, wenn keine Beteiligung angedacht ist, aber eine größere Resonanz von Bürgerinnen und Bürgern absehbar ist. Dies geschieht, um möglichst vorausschauend abwägend Wege der Information und Konsultation auszuloten und vorzubereiten.
    
    
36. Aktive Öffentlichkeitsarbeit im Namen des Beirats geschieht in wechselseitiger Abstimmung zwischen Beirat und Bürgermeister bzw. Bürgermeisterin. Über die Beantwortung von Medienanfragen in Angelegenheiten des Beirates wird wechselseitig informiert.
    
    
37. Auf der Seite des Beirats auf der Website der Stadt Graz wird aktuell über die laufenden Aktivitäten des Beirats informiert.
    
    
38. Einmal jährlich erstellen Beiratsvorsitz und das Referat für BürgerInnenbeteiligung einen Bericht an den Stadtsenat. Dieser wird nach Behandlung im Stadtsenat auf der Website veröffentlicht.
    
    
39. Zusätzlich kann jährlich eine öffentliche Veranstaltung des Beirates für BürgerInnenbeteiligung zu aktuellen Entwicklungen der BürgerInnenbeteiligung stattfinden.
    
    
40. Damit der Dialog im Beirat, gerade bei unterschiedlichen Ausgangspositionen, gut gelingen kann, benötigt es Vertrauen. Konflikte und Störungen im Miteinander sind möglichst unmittelbar aktiv anzusprechen und auszuräumen.

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Fußnote

¹Systemisches Konsensieren ist eine mögliche Alternative zum klassischen Abstimmungsverfahren, um breit getragene Lösungen zu ermöglichen.