Richtlinie für Verfügungsmittel

GZ: MD-156449/2024/0004 und
       Präs-156306/2024/0008

Richtlinie des Gemeinderates der Landeshauptstadt Graz vom 12.12.2024, mit der Regelungen für die Verwendung und Verrechnung von Verfügungsmitteln erlassen werden.

Gemäß § 45 Abs. 6 Statut der Landeshauptstadt Graz 1967, LGBl Nr. 130/1967 idF LGBl Nr. 122/2024, wird bestimmt:

§ 1 Verfügungsmittel

(1) Verfügungsmittel sind Mittel für Ausgaben, für die eine besondere Zweckbestimmung im Haushalt nicht vorgesehen ist und über die die:der Bürgermeister:in, die übrigen Mitglieder des Stadtsenates sowie die Klubobleute   verfügen können.

(2) Verfügungsmittel sind im Voranschlag unter dem Ansatz 0700 zu veranschlagen.

§ 2 Verwendung und Verrechnung

(1) Die Inanspruchnahme von Verfügungsmitteln hat in strikter Handhabung der allgemeinen Grundsätze der Budgetbewirtschaftung zu erfolgen, insbesondere unter Berücksichtigung der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit sowie des Grundsatzes der Jährlichkeit. Der Budgetgrundsatz der Jährlichkeit bedeutet, dass die Voranschlagsbeträge nach Ablauf des Finanzjahres (=Kalenderjahr) für keine Ausgaben mehr zur Verfügung stehen. Organzuständigkeiten sind zu beachten: Aufwendungen, die eine Beschlussfassung des Stadtsenats oder des Gemeinderates erfordern, dürfen daher ohne entsprechende Organentscheidung nicht getätigt werden.

(2) Der Verwendungszweck der Gelder ist nur Anlässen zu widmen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der städtischen Aufgabenstellung stehen. Sofern sich dies nicht unmittelbar aus dem Rechnungsbeleg ergibt, ist dieser nachvollziehbar in der Buchhaltung zu vermerken. Dabei gilt:

1. 1. Persönliche Mitgliedsbeiträge bei Vereinen oder Organisationen können nur aus Verfügungsmitteln bestritten werden, wenn die Mitgliedschaft erst nach Übernahme des Amtes aufgenommen wurde und der Mitgliedszweck mit der Ausübung des Amtes in Verbindung gesehen werden kann.
   
   
2. Bei der Verrechnung von Arbeitsessen ist zumindest der fachbezogene Themenkreis anzugeben, wenn nicht ohnedies die eingeladenen Personen angeführt werden. Diese Angaben sind bei Bewirtungen im Büro nicht notwendig.
   
   
3. Bei Geschenken ist der Anlass (z.B. Geburtstag, Jubiläum, Pensionierung, Feiertag, Gastgeschenk) und die beschenkte Person/Stelle anzugeben.
   
   
4. Bei Spenden sind der Zweck und die empfangende Stelle anzugeben. Dies gilt auch bei Gutschein-Spenden. Soweit möglich hat eine Gegenzeichnung durch die empfangende Stelle zu erfolgen. Spenden an Einzelpersonen dürfen den Betrag von € 500,- pro Person im jeweiligen Haushaltsjahr nicht überschreiten, wobei darin enthaltene Bargeldspenden maximal in der Höhe von € 100,- zulässig sind.
   
   
5. Bei Taxibelegen sind Zweck und Ziel der Fahrt anzugeben.
   
   
6. Eigenbelege sind nur dann zulässig, wenn eine Gegenzeichnung durch die empfangende Stelle bzw. die Ausstellung eines Beleges unüblich oder faktisch unmöglich wäre (z.B. Spendenbox für Hilfsorganisationen etc. bei Veranstaltungen, Begräbnissen, Sportereignissen usw.). Diese Umstände sind am Eigenbeleg anzuführen.

(3) Anschaffungen mit investivem Charakter unterliegen den Inventarisierungsvorschriften der Geschäftsordnung für den Magistrat Graz.

(4) Verfügungsmittel dürfen nicht verwendet werden für:

1. Zuwendungen (inkl. Mitgliedsbeiträge) an politische Parteien oder nahestehende Organisationen im Sinne des § 2 Z. 1, 2 und 3 1. Satz des Parteiengesetz 2012, BGBl. I Nr. 56/2012 in der Fassung BGBl. I Nr. 125/2022;
   
   
2. Zuwendungen, die dem Grunde nach lohn- bzw. einkommenssteuerpflichtig sind, bspw. Löhne, Gehälter und Bargeldzuwendungen, die kein Kostenersatz sind (wie Leistung- und Anerkennungsprämien, Belohnungen usw.) etc.;
   
   
3. Anschaffungen (Investitionen), die mit Folgekosten für die Stadt Graz verbunden sind.

(5) Die Richtlinie für das Rechnungswesen ist hinsichtlich der Bestimmungen über einen Leistungsvergleich ab einem Auftragswert von € 5.000,- (netto) sowie die soziale und ökologische Auftragsvergabe einzuhalten. Bei der Beauftragung von Gutachten, Studien und Umfragen ist Art. 20 Abs 5 B-VG und der ausführende Präsidialerlass Nr. 04/2023 zu beachten.

(6) Die Verfügungsmittelausgaben sind laufend quittungsbelegt und gesondert schriftlich in Form einer Einnahmen-/Ausgabenbuchhaltung zu erfassen. Die Vorgaben für Ausgabenbelege (4.6.2) der Kassenvorschrift für den Magistrat sind einzuhalten.

(7) Die Aufzeichnungen und alle zugehörigen Unterlagen (Abs. 2 und 6) sind von den Verfügungsmittelempfänger:innen (§ 1 Abs. 1) zumindest 7 Jahre aufzubewahren. Im Falle einer Funktionsbeendigung sind die Unterlagen der A8 - Finanz- und Vermögensdirektion zu übergeben und von dieser über die Restlaufzeit aufzubewahren.

§ 3 Rückzahlung von Verfügungsmitteln

(1) Verfügungsmittelempfänger:innen (§ 1 Abs. 1) haben der Stadt Graz zurückzuzahlen:

1. mit Ablauf des Finanzjahres (Kalenderjahres) noch nicht verwendete Verfügungsmittel;
   
   
2. Verfügungsmittel im betraglichen Ausmaß, als sie nicht den Bestimmungen dieser Richtlinie entsprechend verwendet wurden.

(2) Im Falle des Abs. 1 Z. 2 können anstelle einer Rückzahlung auch künftige Verfügungsmittel mit dem nicht den Bestimmungen dieser Richtlinie entsprechend verwendeten Verfügungsmittelbeträgen aufgerechnet werden.

§ 4 Inkraftreten

Diese Richtlinie tritt mit 01.01.2025 in Kraft.